На примере рекламного агентства ООО "Сегмент" г. Санкт - Петербург
Для эффективной работы рекламного агентства, так и любого другого предприятия, важным фактором является правильно составленная управленческая схема производственным процессом и продуманная политика оплаты труда.
Как управляется рекламное агентство рассмотрим на примере рекламного агентства ООО "Сегмент" г. Санкт - Петербург
Персонал рекламного агентства ООО "Сегмент" и оплата труда.
Уместные ключевые слова:
- Генеральный директор РПА «Сегмент»
Генеральный директор является высшим передаточным звеном в отношениях между дизайнером, производственной базой и менеджером проекта. Генеральный директор всегда находится в курсе состояния процесса изготовления каждого отдельно взятого объекта.
В случае необходимости, генеральный директор вступает в переговоры с заказчиком на самом высоком уровне. Это может потребоваться в случае появления разногласий в заранее достигнутых договорённостях.
Функции генерального директора могут трактоваться как функции универсального сотрудника рекламной компании, который компетентен во всех аспектах, касаемых процесса разработки, изготовления, монтажа и согласования. - Руководитель отдела наружной рекламы
Руководитель отдела наружной рекламы выполняет функции, возложенные на него генеральным директором. Как правило, это организация труда менеджеров отдела и оптимизация взаимодействия менеджеров, технологов с производством.
Руководитель отдела составляет ежемесячный отсчет о находящихся на стадии изготовления проектах, о потенциальной рентабельности этих проектов, о необходимых в ближайшей перспективе инвестиций в саморекламу, в производственную базу и, непосредственно, в отдел наружной рекламы. - Менеджер
Менеджер отдела наружной рекламы выполняет функции, возложенные на него руководителем отдела. В функциональные обязанности менеджера входит поиск новых клиентов, организация гарантийного обслуживания вывесок находящихся на гарантии, сбор статистической информации об обороте фирм конкурентов и их ценах на предоставляемые услуги. Менеджер проекта решает вопросы согласования рекламы на начальной стадии, способен разрабатывать архитектурно-планировочное задание, необходимое для согласования рекламоносителя, с городскими инстанциями. Для успешного ведения продаж, менеджер проекта должен сочетать в себе качества хорошего психолога, дизайнера и иметь неординарное мышление. - Дизайнер
В функцию дизайнера входит разработка оригинал макетов по пожеланию заказчика, либо по полученной от менеджера вводной информации проекта.
Дизайнер должен иметь хорошее представление о рекламных материалах, чтобы исключить вероятность конструктивной невозможности изготовления вывески. - Технолог
К функциональным обязанностям технолога относятся: точный расчет количества материалов, необходимых для изготовления конкретной вывески, кроме того, расчет электрических нагрузок и, необходимых для полноценного свечения вывески, электрических комплектующих (трансформаторов, дросселей и др.). Технолог ежедневно получает информацию об изменении цен на рекламные материалы и использует эти данные для составления подробной сметы на затраты. Помимо того, технолог должен иметь представление о габаритных размерах рекламных материалов. Он составляет подробное техническое задание для изготовления рекламного объекта на производстве. - Рабочие
Сотрудники производственной базы подразделяются на сборщиков и монтажников. В случае необходимости, на производственной базе может присутствовать водитель. Сборщики изготавливают объекты, по полученному от технолога технического задания. Монтажники осуществляют установку и подключение объекта наружной рекламы, производят помывку и устраняют неисправности при наступлении гарантийного случая.
В ООО «Сегмент» взаимоотношения построены на сдельном принципе. Фонд заработной платы варьируется и составляет определённый процент от суммы договора для каждого отдельно взятого сотрудника фирмы. Выдача Заработной платы является
функциональной обязанностью генерального директора.
У генерального директора, руководителя отдела наружной рекламы, менеджеров, дизайнеров и технологов нормированный рабочий день, это пятидневная рабочая неделя продолжительностью
8 часов (с 10 до 18), с перерывом на обед 1 час.
У рабочих (сборщиков и монтажников) ненормированный рабочий день. Продолжительность рабочего дня с 9 до 18, пятидневная рабочая неделя.
В случае горящих заказов, старший
по производству вправе удержать рабочих на своих местах, в том числе и в выходные дни.
Рассмотрим цикл создания объекта наружной рекламы на конкретном примере:
- Путем постоянного мониторинга рынка пищевой продукции Санкт-Петербурга, получив информацию о планировании открытия сети алкогольных супермаркетов в северной столице, менеджер по наружной рекламе связывается с отделом наружной
рекламы потенциального заказчика, находящегося на тот момент в г. Пермь.
- По электронной почте менеджер ООО «Сегмент» получает от потенциального заказчика подробное техническое задание на изготовление объекта наружной рекламы, с целью предоставления подробной сметы на изготовление объекта «под ключ».
При этом оговариваются условия постоянного сотрудничества. Цена выставляется с учетом имеющейся информации о возможном количестве объектов.
- Полученное подробное техническое задание передается в технологический отдел, с целью определения стоимости материалов, необходимых для производства рекламы, уточняется наличие этих материалов на складах города, определяется
максимально точный срок выполнения работы, уточняется возможно ли выполнение этого заказа исключительно собственными силами.
- Обработанное технологом задание передается в коммерческий отдел. Определяется величина коммерческой выгоды. Составляется смета на изготовление и монтаж объекта.
Создается официальное коммерческое предложение.
При необходимости согласования объекта наружной рекламы с городскими инстанциями (УЭГС, ГЦРР), копия технического задания передается в одел согласования, который формирует архитектурно-планировочное задание (АПЗ). АПЗ предоставляется на рассмотрение районному художнику. Только после утверждения АПЗ районным специалистом, отдел согласования ставит на техническом задании визу о том, что данный объект допущен к изготовлению. - Коммерческое предложение от ООО «Сегмент», участвует в тендере на право изготовления сети алкогольных супермаркетов и после успешного (в нашем случае) результата, составляется двусторонний договор, в котором прописываются согласованные
условия изготовления и монтажа. После поступления предоплаты на расчетный счет подрядчика (в нашем случае ООО «Сегмент»), начинается процесс изготовления рекламы.
- Технолог и менеджер проекта тесно взаимодействуют друг с другом. Менеджер самостоятельно следит за ходом работ, оговаривает с заказчиком место подключения рекламы к электросети. Менеджер обязан присутствовать на монтаже объекта,
даже если он занимает несколько дней.
- В течении 3-х дней с момента окончания монтажа объекта, подписывается АКТ выполненных работ, выписывается гарантийный талон.
Выше рассмотрен пошаговый алгоритм создания объекта наружной рекламы - алкогольного супермаркета «НормаН», разумеется это не постулат, так как каждый конкретный объект требует индивидуальный подход.
Так, например, зачастую заказчику
требуется изготовления рекламы «с нуля».
У него нет отдела наружной рекламы.
У него нет логотипа.
У него нет представления о материалах, используемых в наружной рекламе..
Следовательно, в цикл добавятся такие пункты
как кропотливая работа дизайнера, выезд монтажной бригады для замера фасада, самостоятельное создание технического задания и предложение заказчику наиболее целесообразных в данном случае материалов.
Трудоёмкость работ (загрузка персонала). Графики выполненных работ и руководство ими.
На сегодняшний день, одной из основных проблем успешного функционирования рекламно производственной фирмы является оптимальная загрузка персонала.
Это связано прежде всего с тем, что по мере увеличения количества входящих заказов,
по мере увеличения потребности определенного предпринимательского слоя в наружной рекламе, проблема распределения работ выходит на первый план. Эффективная загрузка персонала позволит в первую очередь, выдерживать сроки и предоставить
заказчику выполненную работу к определенной в договоре дате.
Примерно так выглядит идеальная картина работы РПА:
- Персональный менеджер - всегда находится в курсе. Всегда остается на связи. Всегда свободен именно для Вас.
- Дизайнер - придумывает вывески. Создает нужный имидж. Никогда не ограничивается одним вариантом. Все делает быстро.
- Конструктор, вычерчивает детали. Просчитывает нюансы. Никогда не опаздывает.
- Рабочие - воплощают идеи в жизнь. Собирают все в одно целое. Всегда успевают к сроку.
- Монтажники - ставят все на свои места. Доставляют. Поднимают. Монтируют. Всегда заканчивают вовремя.
Ввиду того, что изготовление отдельных заготовок для сборки рекламы отдаются в субподряд необходимо учитывать сроки, за которые контрагенты готовы произвести необходимые работы или поставить необходимую продукцию.
График поставки необходимо согласовывать по срокам, учитывая загруженность производственных рабочих, сборщиков, электрика, монтажников.
Рассмотрим процесс производства на примере изготовления наружной вывески для супермаркета «НормаН»
Вывеска представляет собой световые объемные буквы с внутренней неоновой подсветкой, в окнах - декоративные короба с изображенной на них алкогольной продукцией. На профнастиле Сс10 закреплен "псевдообъемный" элемент «Алкогольный
Супермаркет» с открытым неоновыми элементами.
При изготовлении объекта необходимо учитывать время, за которое на производственную базу ООО «Сегмент» могут быть доставлены все необходимые для изготовления материалы. Необходимо
учитывать время, за которое на неоновом заводе смогут быть изготовлены газосветные трубки, время, за которое лицевые панели объемных букв будут доставлены из лазерной резки.
Следующий шаг - распределить работу внутри коллектива,
то есть при готовности пластика - собрать буквы рассчитать это таким образом чтобы к концу работы была готова подсветка так как нельзя допускать чтобы 2-3 дня полу готовая реклама без подсветки находилась на производстве в
виду того что она мешает выполнению работ по сборке другой продукции при этом как только готова подсветка в этот же день необходимо вмонтировать ее в конструкцию и произвести монтаж.
Из-за существующих рисков порчи готовой
продукции существует так же проблема смещения графиков монтажей.
Большинство рекламных отделов организаций, в том числе связанных с пищевой продукцией, регулярно оценивают результативность проводимой рекламной политики.
Это
необходимо, прежде всего, для экономии средств организации, направленных на привлечение новых клиентов.
Как правило, менеджер по рекламе придерживается определенного алгоритма при поиске наиболее перспективных направлений рекламных инвестиций. При серьезном подходе к решению проблемы, менеджер способен на порядок
сократить бюджет расходов, связанных с вложениями в рекламу, при этом повысив оборот продаж по статистическим показателям.
Ниже приведен подобный алгоритм. Отмечу, что работа менеджера зачастую имеет творческий подход и в разных организациях - разные методы, но суть дела всегда или почти всегда сводится к пошаговому выполнению этих
правил:
- Выбор перспективных направлений (СМИ, справочная 064, и т.п.)
- Оценка стоимости подачи рекламы
- Непосредственно подача рекламы (реклама подается сразу в нескольких альтернативных вариантах)
- Работа с собственным персоналом по сбору входящих звонков и принятых заказов (Любимый вопрос статиста: «откуда вы о нас узнали?»)
- Сбор и оценка статистики, составление месячных отчетов о звонках. (Сравнение количества звонков с количеством реальных сделок)
- Прекращение финансирования убыточных направлений подача более объемной рекламы в «работающие» издания
- Определения максимума получения заказчиков при подаче рекламы
- Постоянный аудит рынка саморекламы изучение новых источников притока потенциальных клиентов.
Разумеется, ООО «Сегмент», как и любому другому производственному агентству небезразлична судьба клиентов. Компания работает на рынке рекламы уже 5 лет и достаточно хорошо изучила его конъюнктуру. Поэтому менеджеры
рекламно-производственной фирмы «Сегмент» с удовольствием идут на помощь своим менее компетентным коллегам в организациях-заказчиках. Делятся информацией, рекомендуют определенные направления для рекламных инвестиций. Взяв
на себя ответственность перед коммерческим отделом, предлагают более экономные варианты вывесок, в том числе для рекламы пищевой продукции, если для конкретного объекта нецелесообразно изготовление дорогой и более громоздкой.
Качественная вывеска - профиль любого бизнеса. Дорогой профиль может запросто спугнуть рядового покупателя.
Оценим эффективность затрат на разработку рекламного проекта, приводимого выше (алкогольная продукция). Для данного типа разработки необходимо рассчитать лишь смету затрат.
Смета затрат на выполнение работ составляется по калькуляционным статьям. В общем случае статьи, учитывающие расходы, следующие:
- Материалы, покупные изделия и полуфабрикаты
Так как исследовательская работа является результатом интеллектуальной деятельности, то эта статья в смете отсутствует. - Специальные оборудование для проведения разработки
Для разработки использовалось уже имеющееся на предприятии оборудование, поэтому в этой статье затрат необходимо подсчитать лишь амортизационные отчисления по нормативам:
, где
НА - годовая норма амортизационных отчислений
Цоб - цена оборудования
tn - время использования оборудования
m - количество единиц оборудования
Единственным специальным оборудованием является компьютер. Из таблицы 4.1. определяем время его использования - 76 дней, значит tn= 76/365 = 0,21.
Учитывая, что первоначальная стоимость компьютера составляет 26500 руб., то при НА = 10%
Рассчитаем Соб:
Соб = 26500 * 0,21 * 0,1 = 557 (руб.). - Основная заработная плата производственного персонала.
Основная заработная плата персонала рассчитывается по формуле:
, где
k - количество категорий разработчиков
П - количество разработчиков данной категории
- заработная плата разработчика данной категории, руб. /час
P - продолжительность работы, выполняемой разработчиком данной категории, час.
Разработка выполняется одним менеджером и руководителем отдела. Подсчитаем Сосдля каждого из них.
Обозначим Сосп для среднечасовой заработной платы менеджера и Соср - для руководителя.
Среднестатистическая заработная плата менеджера составляет 10000 руб. в месяц. Зная это, рассчитаем среднечасовую заработную плату. В месяце в среднем 23 рабочих дня, в дне 8 рабочих часов. Заработная плата менеджера за один час составляет:
п = 10000/(23*8) = 54 руб.
Продолжительность работы определена в таблице 4.1.: она составляет 610 часов. Подсчитаем Сосп:
Сосп = 54*610 = 32940.
Теперь определим Соср. Среднестатистическая заработная плата руководителя составляет 14000 руб. в месяц. Значит, за один час руководитель зарабатывает:
р = 14000/(23*8) = 77 руб.
Продолжительность работы руководителя составляет 35 часов.
Соср = 77*35 = 2695.
Итого получаем Сос = 32940 + 2695 = 35635 (руб.). - Дополнительная заработная плата
Дополнительная заработная плата определяется по формуле:
, где
d - норматив затрат на дополнительную зарплату от основной.
Приняв d = 10%, определим Сдоп:
Сдоп = 29200*0,1 = 3564 (руб.) - Отчисление на социальные нужды
Отчисления по этой статье производятся в соответствии с установленной величиной процента, на данный момент равной 26,2%. Формула для подсчета:
Для нашего случая:
Ссф=((35635 + 3564)*26,2)/100 = 10270 (руб.) - Затраты на электроэнергию для технологических целей
Учитывая, что время разработки составляет небольшую величину, отнесем эти затраты к накладным расходам. - Затраты на производственные командировки
Во время написания исследовательской работы командировки не понадобились, поэтому эти затраты отсутствуют. - Контрагентские расходы
Вовлечение каких-либо организаций в процесс разработки не потребовался, поэтому эти расходы также отсутствуют. - Прочие расходы
Прочие расходы складываются из затрат на аренду помещений, затрат на дополнительные консультации, затрат на связь. Они рассчитываются, как определенный процент от суммарной стоимости затрат предыдущих статей. Для данной разработки процент составляет 2%.
Спр = (СМ + Соб + Сос + Сдоп + Соф)*0,02;
Спр= (557 + 35635 + 3564 + 10270 )*0,02= 1001 (руб.). - Накладные расходы
В данную статью входят другие затраты, входящие в состав себестоимости продукции (работ, услуг), но не относящиеся к ранее перечисленным элементам затрат.
Сн = Ан * Сос, где:
Ан - коэффициент накладных расходов. Принимаем:
Ан = 0,7; Сн = 0,7 * 35635 = 29945 (руб.) - Общую сметную стоимость определим суммированием всех статей.
Сп = Соб + Сос + Сдоп + Соф + Спр + Сн;
Сп= 557 + 35635 + 3564 + 10270 + 1001 + 29945 = 80972.
№
п.п.Статьи расходов Условные обозначения Затраты по статьям, руб. 1. Специальные оборудование для проведения работы Соб 557 2. Основная заработная плата производственного персонала Сос 25635 3. Дополнительная заработная плата Сдоп 3564 4. Отчисление на социальные нужды Соф 8270 5. Прочие расходы Спр 1001 6. Накладные расходы Сн 9945 7. Общая сметная стоимость Сп 48972
Результатом внедрения законченной исследовательской работы в процесс оптимизации деятельности рекламно-производственной фирмы является экономия средств организации на рекламу, в том числе и рекламу пищевой продукции. Внедрение
данной работы в процесс подготовки менеджеров по рекламе, поможет руководителям отдела ограничиться лишь незначительными информационными выкладками, полностью сославшись на разработанный материал, и использовать высвобожденное
время для повышения объема продаж.